Está chegando o fim do ano e com ele a época de arrumar o armário e jogar fora aquele monte de papéis que acumulamos. Neste período vem também a dúvida de quais pagamentos devem ser guardados e quais podem ser dispensados.
Neste post colocarei o prazo dos principais documentos que devem ser arquivados. O arquivamento destes comprovantes é importante para o caso de cobranças futuras do valor já pago pois como diz o brocardo: "quem paga mal, paga duas vezes". Não ter o comprovante de quitação torna muito mais complicada a prova de que o montante novamente cobrado já foi devidamente pago.
1. Impostos em Geral - IRPF, IPTU, IPVA, etc
Guarde as declarações e comprovantes de pagamento por 6 anos, pois o Fisco de todas as esferas tem até 5 anos para questionar o contribuinte, prazo este que se inicia no primeiro dia do ano seguinte ao pagamento/entrega da declaração.
No caso específico do IRPF, os documentos suporte (informes de rendimento, informes bancários, comprovante de pagamento de despesas, recibos e notas fiscais de bens, etc) devem ser arquivados pelo mesmo período. Estes documentos devem ser originais, uma vez que dificilmente o fiscal aceitará cópias.
2. Água, luz, telefone e gás
Para dirimir qualquer questão referente a consumo, as seis últimas contas são suficientes, porém no caso de ações judiciais, normalmente é preciso juntar aos autos pelo menos as últimas 12 contas, sendo necessário, no máximo, juntar as contas dos últimos 5 anos.
3. Convênios médicos/planos de saúde e Mensalidades escolares
Guarde os comprovantes por dois anos. Caso utilize-os como dedução do IR, guarde pelo mesmo período da declaração.
4. Consórcios
Até que você receba o bem, é preciso guardar todas as parcelas quitadas.
5. Comprovantes de pagamentos a Empregados Domésticos
Primeiramente, sempre peça que o empregado assine o recebo de quitação do pagamento. Detalhe este recibo informando a que se refere - salário, 13°, férias, etc. Mantenha os comprovantes por 5 anos no caso de empregados urbanos e 2 anos para empregados rurais, já que estes são os prazos que eles possuem para ingressar com ação trabalhista.
6. Aluguel de imóveis
Mantenha os comprovantes de pagamento por 3 anos, prazo que o locador tem para ingressar com ação por falta de pagamento. Já o contrato de locação deve ser mantido por todo os período no qual permanecer no imóvel.
5. Condomínio
Guarde os comprovantes por 5 anos, prazo para ingresso de ação por falta de pagamento.
6. Faturas de cartão de crédito e notas promissórias
Para pagamentos à vista, mantenha os comprovantes por 6 meses.
Para compras a prazo, até a quitação total.
Caso venha a discutir judicialmente os juros referente ao parcelamento ou atraso no pagamento, guarde por até 3 anos.
7. Nota fiscal de bens duráveis
Entende-se por bens duráveis os eletrodomésticos e veículos automotores, por exemplo. Mantenha a nota fiscal enquanto permanecer com estes bens.
8. Nota fiscal de bens não duráveis
Mantenha a nota fiscal pelo prazo da garantia, normalmente até 30 dias da aquisição do bem.
9. Financiamentos
Mantenha todos os comprovantes consigo e, ao final, se a empresa não enviar o comprovante de quitação do financiamento, solicite.
10. Compra de bens imóveis
Guarde os comprovantes de pagamento até que o imóvel tenha sua escritura lavrada no Cartório de Registro de Imóveis. Aos mais conservadores, mantenha todos os documentos enquanto mantiver o bem.
11. Multas de trânsito
Devem ser arquivadas por no mínimo 2 anos, de acordo com o Detran.
12. Licenciamento e DPVAT
Devem ser guardados até o pagamento do ano seguinte. Todavia, aconselho que mantenha os pagamentos do licenciamento, DPVAT, IPVA e seguro junto com os documentos de aquisição do veículo e somente se desfaça deles após a venda do bem.
13. Comprovante de pagamento de honorários de profissionais liberais
Principalmente se estiverem reportados no IRPF, mantenha-os pelo prazo que mantiver a declaração.
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