Por quanto tempo devemos guardar contas pagas?

Está chegando o fim do ano e com ele a época de arrumar o armário e jogar fora aquele monte de papéis que acumulamos. Neste período vem também a dúvida de quais pagamentos devem ser guardados e quais podem ser dispensados.

Neste post colocarei o prazo dos principais documentos que devem ser arquivados. O arquivamento destes comprovantes é importante para o caso de cobranças futuras do valor já pago pois como diz o brocardo: "quem paga mal, paga duas vezes". Não ter o comprovante de quitação torna muito mais complicada a prova de que o montante novamente cobrado já foi devidamente pago.

1. Impostos em Geral - IRPF, IPTU, IPVA, etc

Guarde as declarações e comprovantes de pagamento por 6 anos, pois o Fisco de todas as esferas tem até 5 anos para questionar o contribuinte, prazo este que se inicia no primeiro dia do ano seguinte ao pagamento/entrega da declaração.

No caso específico do IRPF, os documentos suporte (informes de rendimento, informes bancários, comprovante de pagamento de despesas, recibos e notas fiscais de bens, etc) devem ser arquivados pelo mesmo período. Estes documentos devem ser originais, uma vez que dificilmente o fiscal aceitará cópias.

2. Água, luz, telefone e gás

Para dirimir qualquer questão referente a consumo, as seis últimas contas são suficientes, porém no caso de ações judiciais, normalmente é preciso juntar aos autos pelo menos as últimas 12 contas, sendo necessário, no máximo, juntar as contas dos últimos 5 anos.

3. Convênios médicos/planos de saúde e Mensalidades escolares

Guarde os comprovantes por dois anos. Caso utilize-os como dedução do IR, guarde pelo mesmo período da declaração.

4. Consórcios

Até que você receba o bem, é preciso guardar todas as parcelas quitadas.

5. Comprovantes de pagamentos a Empregados Domésticos

Primeiramente, sempre peça que o empregado assine o recebo de quitação do pagamento. Detalhe este recibo informando a que se refere - salário, 13°, férias, etc. Mantenha os comprovantes por 5 anos no caso de empregados urbanos e 2 anos para empregados rurais, já que estes são os prazos que eles possuem para ingressar com ação trabalhista.

6. Aluguel de imóveis

Mantenha os comprovantes de pagamento por 3 anos, prazo que o locador tem para ingressar com ação por falta de pagamento. Já o contrato de locação deve ser mantido por todo os período no qual permanecer no imóvel.

5. Condomínio

Guarde os comprovantes por 5 anos, prazo para ingresso de ação por falta de pagamento.

6. Faturas de cartão de crédito e notas promissórias

Para pagamentos à vista, mantenha os comprovantes por 6 meses.

Para compras a prazo, até a quitação total.

Caso venha a discutir judicialmente os juros referente ao parcelamento ou atraso no pagamento, guarde por até 3 anos.

7. Nota fiscal de bens duráveis

Entende-se por bens duráveis os eletrodomésticos e veículos automotores, por exemplo. Mantenha a nota fiscal enquanto permanecer com estes bens.

8. Nota fiscal de bens não duráveis

Mantenha a nota fiscal pelo prazo da garantia, normalmente até 30 dias da aquisição do bem.

9. Financiamentos

Mantenha todos os comprovantes consigo e, ao final, se a empresa não enviar o comprovante de quitação do financiamento, solicite.

10. Compra de bens imóveis

Guarde os comprovantes de pagamento até que o imóvel tenha sua escritura lavrada no Cartório de Registro de Imóveis. Aos mais conservadores, mantenha todos os documentos enquanto mantiver o bem.

11. Multas de trânsito

Devem ser arquivadas por no mínimo 2 anos, de acordo com o Detran.

12. Licenciamento e DPVAT

Devem ser guardados até o pagamento do ano seguinte. Todavia, aconselho que mantenha os pagamentos do licenciamento, DPVAT, IPVA e seguro junto com os documentos de aquisição do veículo e somente se desfaça deles após a venda do bem.

13. Comprovante de pagamento de honorários de profissionais liberais

Principalmente se estiverem reportados no IRPF, mantenha-os pelo prazo que mantiver a declaração.

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Rascunho do IRPF 2015 - Finalmente um facilitador para nossa vida!

Parece que a Receita Federal finalmente deu o braço a torcer e percebeu que em 2 meses os brasileiros não conseguem fazer a declaração de imposto de renda decentemente.

Na última segunda, dia 3 de novembro, o Fisco divulgou o lançamento do programa de Rascunho da declaração de IRPF, o sonho dos contadores e consultores que não precisarão deixar para a última hora para fazer grande parte da declaração de seus clientes.

De acordo com o próprio Fisco, é possível fazer este rascunho em computadores e em dispositivos móveis (tablets e smartphones, tanto Android como iOS) e elaborar um pouquinho por dia, pois suas informações ficam armazenadas em nuvem.

É facultativo ao contribuinte utilizar este aplicativo, uma vez que ele não substituirá a declaração elaborada em 2015 todavia, quem o preencher poderá transportar as informações para o programa gerador da DIRPF 2015 (que provavelmente será disponibilizado no final de fevereiro/2015).

O primeiro acesso se dará com a informação do CPF e das letras de segurança apresentadas na tela. Os acessos seguintes se darão por meio das informações acima e da criação de uma palavra-chave.

Nem todas as informações que constam na DIRPF estão no rascunho. Neste é possível colocar:

a) nome e data de nascimento; 

b) dependente ou alimentando (com tipo de dependência, nome, CPF e data de nascimento);

c) rendimentos tributáveis, isentos e de tributação exclusiva;

d) pagamentos realizados no decorrer de 2014;

e) bens e dívidas.

Ao final é apresentado um resumo da declaração.

Importante informar que declarações anteriores não poderão ser feitas neste aplicativo de Rascunho, bem como a declaração referente ao ano-calendário 2015 também não será disponibilizada pelo Fisco antes da finalização da entrega da DIRPF 14/15.

É fácil localizar o aplicativo no site da Receita Federal. Na página principal, há o menu Serviços em Destaque, basta localizar "Rascunho IRPF" e você acessará o aplicativo e as explicações sobre sua utilização e campos possíveis de preencher.

Já testei o aplicativo e, para quem não gosta de escrever tudo em caps lock (como eu) é um martírio, uma vez que ele converte todas as minúsculas em maiúsculas! Por outro lado, por se tratar de um programa que só pode ser preenchido enquanto a pessoa está on line, é interessante o preenchimento automático do nome das instituições informadas, após o preenchimento correto do CNPJ. Outro ponto a ressaltar é que não é possível incluir o imposto de renda retido na fonte. Sobre rendimentos recebidos e pessoa física, é possível incluir os rendimentos de carnê-leão bem como os darfs pagos.

No final das contas, aprovei o aplicativo, vamos ver ano que vem se a transmissão para o programa gerador da DIRPF funcionará corretamente e se haverá novidades para o ano seguinte neste aplicativo.